БИЗНЕС-ПРОЦЕСС

Под термином бизнес-процесс понимается совокупность работ, направленную на получение воспроизводимого, повторяемого результата. Этим процесс отличается от проекта, который направлен на достижение уникального результата. В этом определении делается упор на воспроизводимость, повторяемость продукта процесса.

Бизнес-процесс есть технология достижения запланированного результата. Технологией называют совокупность методов и инструментов для изготовления продукта с номинальным качеством и оптимальными затратами. Для этого технология предлагает разложить работу на элементарные составляющие, зафиксировать и стандартизовать их. Т.о. требование воспроизводимости результата обуславливает повторяемость выполняемых работниками действий.

Бизнес-процесс есть «технология производства» услуг, которые, в отличие от материального производства, не всегда имеют материальное воплощение.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

Управление - это целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты. Термин «управление бизнес-процессами» имеет несколько значений. Во-первых, он означает управление предприятием с использованием бизнес-процессов. Вся деятельность предприятия разделяется на отдельные бизнес-процессы, которые координируют работу сотрудников из разных структурных подразделений. Таким образом, бизнес-процесс пересекает границы подразделений, сформированные по функционально-иерархическому принципу. Каждый бизнес-процесс имеет своего владельца, который отвечает за конкретный результат деятельности данного процесса и руководит всеми сотрудниками, участвующими в процессе.

Во-вторых, этот термин означает управление собственно бизнес-процессами, которые требуют постоянного контроля со стороны менеджера процесса.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

Гуру процессного управления М.Хаммер и Д.Чампи заметили: не продукты, а эффективные процессы их создания и развития приносят компаниям долгосрочный и устойчивый успех.

Большинство производственных компаний уделяют пристальное внимание своим технологическим процессам и повышению их эффективности. Напротив, непроизводственный сектор не слишком решительно движется по пути процессного управления, не занимается регулярно своими бизнес-процессами. Компании постоянно ищут пути сокращения расходов и, оперируя экономическими критериями, оптимизируют свою организационную структуру, добавляя или сокращая персонал, при этом, они не замечают, что переход на процессное управление позволит не только добиться повышения эффективности и сокращения расходов на персонал, но и проведет к повышению качества обслуживания клиентов, сокращению рисков. А ведь именно процессное управление оценивается как основной резерв повышения эффективности.

В противоположность реальному производству, где менеджмент зорко следит за соблюдением требований производственного процесса и строго карает любые отклонения от технологии, в непроизводственной сфере считается допустимым только самое общее описание действий персонала, что приводит к большой вариативности операций. Сотрудники склонны модифицировать свои действия в соответствии с личным опытом, знаниями и квалификацией, в результате, снижаются эффективность работы и качество обслуживания клиентов.

Вариативность действий может иметь ряд негативных последствий: возрастают убытки, уменьшается возможности контроля со стороны менеджмента, что в свою очередь является питательной средой для повышения рисков.

Поэтому уменьшение вариативности действий персонала есть первоочередная задача любой организации, стремящейся к повышению своей эффективности.

При отсутствии процессного подхода в организации сквозная технология, связывающая несколько подразделений в единое целое, остается вне фокуса внимания менеджмента. При этом, как показывает практика, нескоординированная деятельность высококлассных специалистов, оказывается едва ли не менее эффективной, чем хорошо организованный труд сотрудников обычной квалификации.

ПРОЦЕСС И ДОКУМЕНТООБОРОТ

Часто бизнес-процесс смешивают с движением документа. Безусловно, большинство процессов связаны с некоторым документом, движение которого определяет ход исполнения процесса. Например, при выдаче кредита основным документом является заявка клиента, ее обработка участниками образует операции бизнес-процесса. Различие между процессом и документооборотом в следующем: жизненный цикл процесса шире, чем у одного документа, обычно он покрывает несколько документов.

На разных этапах исполнения процесса соответствующий документ становится объектом управления, определяя статус исполнения всего процесса.

Для контроля исполнения отдельных поручений, возникающих в рамках работы с документом, компании ведут разнообразные журналы регистрации документов, фиксируют резолюции, связанные с документами, что, в конечном счете, позволяет определить текущее состояния обработки, оперативно получать агрегированную информацию о состоянии исполнения документов в компании. В рамках бизнес-процесса эти документы рассматриваются во взаимосвязи, большое внимание уделяется трансформации и переносу информации из одного документа в следующий.

ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ - РЕЗУЛЬТАТ ПРАВИЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

Ошибочно думать, что высокая степень автоматизации является гарантией высокой производительности. Последняя есть результат правильной организации труда.

Большинство методологий моделирования бизнес-процессов, используемых при реинжиниринге, относятся к классу функциональных, отвечают на опрос «что делает компания», но не раскрывают деталей о том «как она это делает». Т.о., первое противоречие заключается в попытке перейти к процессному управлению через функциональное моделирование.

Во-вторых, как известно, «невозможно автоматизировать хаос». Автоматизация начинается там, где организуются бизнес-процессы, описания и спецификации которых, созданные аналитиками, ложатся в основу создания информационной системы, призванной эти бизнес-процессы автоматизировать.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Моделью принято называть некоторый материальный или мысленно представляемый объект или явление, являющийся упрощённой версией моделируемого объекта или явления и в достаточной степени повторяющий свойства, существенные для целей конкретного моделирования (опуская несущественные свойства, в которых он может отличаться от моделируемого объекта). Набор свойств модели определяется целями моделирования.

Модель бизнес-процесса есть описание порядка выполнения работ, приводящих к достижению вполне определенного и воспроизводимого результата. Под бизнес-моделью принято понимать формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес‑процессов. Модель должна давать полное, точное и адекватное описание системы.

НОТАЦИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ

Нотация моделирования, упрощенно, — совокупность графических элементов, которые используются для разработки моделей деятельности компании. Нотация — это синтаксис графического языка моделирования. Разрабатываемая с помощью соответствующей нотации модель бизнес-процесса должна реализовывать поведение, которое пользователь ожидает от соответствующей бизнес-системы. Поведение – это семантика языка моделирования.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ МОДЕЛИ

В реинжиниринге описание бизнес-процессов проводится с целью дальнейшей оптимизации и реорганизации. Для этого необходимо понять, как исполняется процесс, поэтому достаточно ограничиться его относительно укрупненным описанием. Чем детальнее описание, тем сложнее оно становится для восприятия и понимания, поэтому в аналитической модели могут опускаться детали, несущественные с точки зрения понимания процесса, осуществления участниками бизнес-процессов операций и управления процессом руководителями организации.

Диаграммы, описывающие бизнес-логику, визуально отображают процесс. Более полное описание бизнес-архитектуры может включать описания бизнес-правил, графики исполнения, действия, выполняемые, когда показатели процесса выходят за рамки допустимых диапазонов и т.п.

Моделирование, таким образом, помимо прочего, является и средством документирования процессов. При изменениях в реальных процессах организации эти изменения должны находить отражение в моделях, а разработанные и согласованные в целях реорганизации и оптимизации планируемые изменения, отражаемые в моделях «как надо», внедряются в реальные бизнес-процессы. Таким образом поддерживается актуальность моделей и управление оптимизацией бизнес-процессов в компании.

БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРИ СОЗДАНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

При разработке информационных систем отсутствие описания бизнес-модели приводит к тому, что представление разработчиков информационной системы о процессе может существенно отличаться от реального положения дел. Возникает опасная ситуация, когда обрывочные, недокументированные, неформализованные и несогласованные, а зачастую просто ошибочные сведения, неверно или не в полной мере описывают процесс, детали не фиксируются явно, а существует в головах программистов, что является одной из причин, почему реально существующая модель процесса в бизнесе не соответствует логике работы ИТ-системы.

ИСПОЛНЯЕМЫЕ МОДЕЛИ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ (BPMS)

Исполняемые модели бизнес-процессов создаются и используются в системах управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS).

Исполняемая модель бизнес-процесса – это описание участников процесса: людей и машин, а также порядка и времени выполняемых ими операций и действий, которое может быть использовано для автоматизации взаимодействия участников друг с другом и машинами без дополнительного кодирования и программирования.

Исполняемая модель описывает динамику поведения организационной системы.

Исполняемая модель процесса включает следующие слои, называемые перспективами:

1. Функциональная - определяет состав выполняемых работ;

2. Поведенческая - описывает порядок исполнения операций и действий процесса;

3. Информационная - определяет бизнес-сущности предметной области процесса;

4. Организационная – изображает совокупность способов, посредством которых процесс разделяется на отдельные операции, стратегию распределения работ между исполнителями, методы координации действий участников.

Автоматизированное управление бизнес-процессами при помощи систем управления бизнес-процессами (BPMS, Business Process Management System) и создания исполняемых моделей порождает потребность глубокого описания деталей исполнения, без которых последующее исполнение окажется невозможным. При использовании исполняемых моделей, если в ходе тестирования выясняется, что модель реализует поведение, которое не в полной мере соответствует ожидаемого пользователем, то соответствующие изменения вносятся в саму модель в системе BPM, модели не теряют своей актуальности.

Выполняя разработку исполняемых моделей бизнес-процесса, предприятие осуществляет долговременные инвестиции в повышение эффективности своего бизнеса.