BPMS - процессно-ориентированные и управляемые моделью системы

Организации, которые хотят получить наибольшую выгоду от процессного подхода, применяют специальные технические средства управления бизнес-процессом, называемые системами для управления бизнес-процессами (Business Process Management Systems). Этот термин обозначает, во-первых, информационную технологию, обеспечивающую генерацию исполняемой модели процесса непосредственно из графической модели бизнес-процесса, во-вторых, управленческую концепцию непрерывного совершенствования бизнес-процессов, предлагающую эволюционный подход к проведению изменений, направленных на повышение эффективности бизнеса. Системы управления бизнес-процессами относятся к классу процессно-ориентированных систем.

Системы ориентированные на процессы (process oriented), организуют взаимодействие участников друг с другом и с информационными системами таким образом, что задания, включающие информацию и документы, передаются между участниками (людьми и системами) в соответствии с формализованными процедурными правилами. К этому классу следует отнести системы управления потока работ (workflow).

Эффект от координации взаимодействия проявляется в том, что процедуры становятся короче, их выполнение менее затратным, качество повышается. Процессно-ориентированные системы нацелены на получение синергетического эффекта от скоординированных действий организационных единиц компании.

Отличительная особенность системы управляемой моделью (model driven) заключается в том, что их разработка ведется в терминах предметной области, а не используемой компьютерной среды.

В системе, управляемой моделью, именно визуальная модель является «исходным текстом программы», она определяет логику работы проектируемой информационной системы.

Системы управления бизнес-процессами (BPMS – Business Process Management System) являются одновременно процессно-ориентированными и управляемыми моделью. Они предназначены, чтобы организовать эффективное взаимодействие всех участников процесса, помогают менеджеру процесса преодолеть результаты отклонений, возникающих в ходе исполнения процесса, позволяют контролировать выполнение заданий, как по времени, так и по качеству в соответствии с заранее определенными критериями. Логика работы таких систем полностью основывается на исполняемой визуальной модели бизнес-процесса, программирование требуется для описания нестандартных ситуаций и детализации логики выполнения и взаимодействия пользователей с системой, а изменение логики работы осуществляется через модель процесса.

Современная технология управления бизнес-процессами на базе BPM – это совокупность управленческих методологий и информационных технологий.

Суть технологии заключается в том, что непосредственно из модели бизнес-процесса, созданной с использованием стандартной для отрасли нотации моделирования бизнес-процессов BPMN, генерируется исполняемая на компьютере модель, которая позволяет выполнять операции бизнес-процесса по всей цепочке в автоматизированном режиме, отслеживать отклонения, предлагать решения по их устранению.

Благодаря тому, что за основу берется графическая, интуитивно понятная пользователю модель бизнес-процесса, центр тяжести в разработке бизнес-логики перемещается с программиста на бизнес-аналитика. При необходимости внести изменения в порядок исполнения бизнес-процесса, соответствующие коррекции проводятся непосредственно в модели процесса. Таким образом, бизнес-аналитик и разработчик получает средство разрабатывать средства автоматизации управления бизнес-процессами.

Среда BPMS позволяет собрать полную статистику периода выполнения бизнес-процесса, а также измерить реальные значения ключевых показателей эффективности (Key Performance Indicators, KPI). Поэтому улучшение существующей модели процесса осуществляется на основании полных, достоверных и актуальных данных.

WorkFlow- и DocFlow-системы

BPM-системы делятся на WorkFlow-системы и DocFlow-системы.

Основным элементом WorkFlow-системы является поток работ. В WorkFlow-системе деятельность бизнес-системы можно представить в виде элементов работы, перемещающихся по определённому маршруту между исполнителями в соответствии с заданными правилами. При этом от одного исполнителя к другому передаётся точка управления. Данная парадигма представима в виде графа.

Основным элементом DocFlow-системы является поток документов. В DocFlow-системе деятельность бизнес-системы можно представить в виде документов, перемещающихся между их редакторами по определённому маршруту в соответствии с заданными правилами. При этом от одного редактора к другому передаётся не точка управления, а «корзины» документов.

В настоящее время WorkFlow- и DocFlow-системы представляют собой системы разных типов, однако постепенно системы документооборота по функциональности приближаются к WorkFlow-системам. При помощи DocFlow-систем можно моделировать многие виды бизнес-процессов, а посредством WorkFlow-систем — автоматизировать элементы документооборота.

Разница между Системами автоматизации бизнес-процессов и Системами автоматизации управления бизнес-процессами

Необходимо понимать разницу между автоматизацией управления бизнес-процессами и автоматизацией непосредственно самих бизнес-процессов, т.е. той деятельности и тех операций, которые совершаются участниками бизнес-процессов в рамках осуществления сотрудниками организации их обязанностей.

Для автоматизации управления бизнес-процессами предназначены системы управления бизнес-процессами (BPMS), которые обеспечивают моделирование, создание исполняемых на своей платформе моделей бизнес-процессов, позволяют запускать экземпляры процессов на выполнение, оповещают участников об операциях, которые участники должны выполнить, направляют поток управления в зависимости от наступивших условий по той или иной ветке процесса, вычисляют заданные показатели и метрики, собирают статистику, предоставляют менеджменту отчеты и показатели в различных разрезах и по различным направлениям и т.д., т.е. управляют самим ходом бизнес-процессов и предоставляют руководству инструменты для контроля, информационного воздействия и управления ходом процессов.

Сама же непосредственно деятельность и операции, выполняемые сотрудниками, могут выполняться за пределами системы управления бизнес-процессами – в других системах, автоматизирующих эту деятельность, или вне каких-либо систем, если эта деятельность не автоматизирована.

Так, например, система управления бизнес-процессами может автоматизировать управление процессом обработки заявки на доставку товара, который включает, например, прием звонка и оформление заявки диспетчером, передачу заявки менеджеру по доставке, рассмотрение и подтверждение заявки менеджером, передачу ее на склад, оформление необходимых складских документов, передачу в отдел логистики, составление маршрутного листа водителя, отправку груза, отслеживание доставки, получение и регистрацию документов о приемке груза получателем и т.д.

Весь этот процесс как таковой будет отслеживаться и направляться системой управления бизнес-процессами (BPMS), которая будет информировать участников и руководство, собирать статистику, хранить текущее состояние каждого процесса, предоставлять отчеты о состоянии дел по процессам и т.д., а сами операции по подготовке документов, составлению маршрутных листов, регистрации складских операций и т.д. автоматизируются другими системами – программой складского учета, бухгалтерской программой, программой поддержки логистики и составления маршрутов доставки и т.п.

Таким образом, система управления бизнес-процессами (BPMS) является неким связующим звеном, каркасом, который скрепляет и организует бизнес-процессы как таковые, и соответственно «скрепляет и организует» автоматизированные системы, которые используются при выполнении операций в рамках этих бизнес-процессов, или деятельность, осуществляемую без автоматизированных средств вообще.

Можно сказать, что внедрение бизнес-процесса – это организация труда, регламентирующая порядок выполнения операций с целью добиться наивысшей возможной производительности труда и качества результата.

Бизнес-процесс реализует виртуальный конвейер, это организация труда, а не автоматизация отдельных операций.